こんにちは、チコットです！
いつも元気がなくて、声も小さい人に「仕事でどう接したらいいんだろう」と悩むことがあります。ちょっと怯えている感じで、私が普段通りに話しかけたら壊れてしまうのでは？と思うこともあります。
そんな時、皆さんはどんなことに気を付けていますか。
今回は私の事例をご紹介します。
まずはメールでやりとり
この人は話すのが苦手なのかな・・・と感じたときは、予めその人に「仕事でお願いしたいことをメールするから見てね！」と言っておいて、メールやチャットでやり取りします。話した方が早いんですが文字で伝えるだけで相手の気が休まるならいいじゃないですか。
ただし、あまりかしこまった文章にしないのがいいかなと思い、次の３つを心掛けました。
- 漢字少なく、ひらがな多め ⇒ やわらかい感じを出す
- 「様」「殿」も使わない ⇒ 「さん」の方が距離が近づきそう
- 敬語もやめる ⇒ 同じ仲間なんだとアピール
私自身も感じるんですよ。
漢字多いと堅苦しい。「様」「殿」でもらったメールの仕事は、なんだかプレッシャーを感じて嫌。「ございます」「かと存じます」は正座させられてる気持ちになるからやめてください、って。
人からもらって嫌なメールは相手にも送らないようにしてたら、その３つに落ち着きました。
そのあとはメール9回、話し1回の割合で
メールで仕事はできるから、まぁそのままでもいいんですけどね。でももうちょっと仲良くしたいし、メールばっかりで「冷たい」って思われそうですし。
そこで次に私はメール9回、話すのが1回くらいの割合にしました。最初のうち、話すのは「返信ありがとう」「わからなかったどんどん聞いてね。メールでも話でも。どっちでもいいよ」「前回の仕事と同じ感じで大丈夫です」みたいな、会話が続かなくてもいいものです。私も向こうも会話のキャッチボールができないんで、まずはこれで慣れましたね。
そして話の割合を増やすのですが、まだプライベートなことを聞くのは早いです。
今度は話の中に「仕事についての質問」を入れていきます。「こないだの、どの資料に載ってたの」「Ａの機材を選んだポイントってなんですか」とか。仕事のことなら相手も多少は話せるでしょうし、こっちも話広げやすいですから自然と話す機会が増えていきます。
ちょっとだけみんなに共有される仕事をしてもらう
少しずつでも話せる仲になってきても、そんなにすぐに元気になるはずもないです。私とは話せても、ほかの人と話せるわけじゃないし。でもほかの人とも仕事もしてほしい。
なので、「ちょっと共有する仕事」をやってもらいました。
どんなのかというと
- スケジュールの調整とチェック
- よく使う書式の改良
- 共有ホルダの整理
会議の調整って出席者のスケジュールを見て考えなきゃいけないんですが、わたし苦手で。これはスキル関係ないからお願いしてました。スケジュール調整はほかの人と話すきっかけになるし、そんなに深い話に発展することもないから練習に丁度いいと思います。
皆でよく使う書式の手直しも、ほかの人の要望を聞くことが必要です。やはり話すいい機会。
ホルダの整理も、ファイルの移動や削除の許可をもらうために人と話します。
これらの低めハードルで、他の人と仕事をするきっかけを作れます。
まとめ
相手を理解すること、相手にも理解してもらうこと、このバランスが難しいですね。相手にいい風にしてばかりだと状況は変わらないし仕事にならないし、厳しくすれば壊れてしまう。だから、引く・押す、の繰り返しで、時間を掛けながら、自分の仕事を渡していったって感じです。
あくまでもわたしの場合、です。たくさん本にも出てるでしょうし、もっといい方法あるでしょう。
ただ実際にやってみて（そのときのわたしは）上手くいった方法なので、ご紹介してみました。
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